Топ-7 финансовых ошибок, которые съедают вашу прибыль

Можно встретить кризис с нулем на счетах и без резервов, а можно запасать сырье на складах на годы вперед — и одно, и другое будет ошибками, которые приводят к потере прибыли. Предприниматели постоянно упускают возможности и даже рискуют всем бизнесом из-за ошибок в финансах. Финансовый директор и руководитель проекта Аспро.Финансы, Ольга Турчина, разбирает 7 самых частых финансовых ошибок предпринимателей и показывает, как взять деньги под контроль и перестать работать «вслепую».

Содержание:

— Ошибка №1. Опираетесь на данные из бухучета, а не на финансовый учет

— Ошибка №2. У бизнеса нет «заначки»  

— Ошибка №3. Берете кредиты, но не знаете, как будете их возвращать

— Ошибка №4. Личные финансы и деньги компании лежат в одном кошельке

— Ошибка №5. Вы не знаете, сколько денег вам должны контрагенты

— Ошибка №6. «Замораживание» средств в активах 

— Ошибка №7. Игнорируете более выгодные налоговые режимы

— Бонусная ошибка: экономия на инструментах для бизнеса

Ошибка №1. Опираетесь на данные из бухучета, а не на финансовый учет

Когда компания ведет бухгалтерский учет, возникает иллюзия контроля денег, ведь они все записаны в стройные ряды и даже складываются в показатели эффективности — прибыль, например. На самом деле бухучет — это не контроль за деньгами, а способ внешней отчетности. Такой подход не дает реагировать на проблемы вовремя, потому что основан на предыдущих данных.

Если нужно действительно управлять денежными потоками, то в дополнение к бухучету компания должна вести финансовый учет. Этот инструмент помогает смотреть на деньги компании как на важный актив и управлять ими в режиме реального времени. Освоить финучет может любой предприниматель.

Посмотрим на отличия бухучета и финучета с помощью таблицы: 

1 августа он смотрит бухучет — за месяц продажи были высокие, вещи пользовались спросом, замечательно. Он делает такую же закупку 15 августа с надеждой на повторный успех, но одежду не покупают. В чем дело?

Если бы предприниматель вел финучет и смотрел за актуальными показателями, он бы увидел, что с 1 по 15 августа продаж почти не было. Тренды изменились, коллекция потеряла актуальность. За две недели он бы изменил планы на закупку, вложенные деньги не пропали бы зря. 

Что делать? Начните вести финучет:

1. Фиксируйте все данные и собирайте их в одном месте — в таблице или сервисе для финучета.

2. Присваивайте операциям понятные категории. Делите расходы на статьи учета, например, на производственные, коммерческие и управленческие издержки.

3. Формируйте и анализируйте финансовые отчеты ПиУ и ДДС. Без регулярного анализа эти отчеты бесполезны.

Отчет ПиУ показывает выручку, расходы и другие финансовые показатели, чтобы вы находили тенденции, точки роста и слабые места. 

Отчет ДДС показывает денежные потоки по разным направлениям работы, чтобы вы находили самые рентабельные проекты и следили за обязательствами компании.

Вести учет можно вручную с помощью таблиц, для этого нужно самостоятельно вносить каждую операцию, а потом настраивать формулы. На это может уходить 2–3 часа в неделю, плюс легко допустить ошибку в расчетах. Еще один недостаток бухучета — данные запаздывают из-за редкого обновления отчетов.

Удобнее вести финучет в специальных сервисах: система сама фиксирует операции и сразу вносит их в отчетность, поэтому не нужно рассчитывать показатели вручную и тратить на это время. Кроме того, у предпринимателя всегда подробная информация в отчетах, которые обновляются при каждом движении денег на счетах. 

Ошибка №2. У бизнеса нет «заначки»  

Когда бизнес показывает хороший результат, возникает естественное желание — немедленно распорядиться всей чистой прибылью. Ведь деньги должны работать, а собственник — получать вознаграждение. Но такая стратегия «обнуления» счетов лишает бизнес запаса прочности.

Когда вся чистая прибыль уходит на дивиденды собственникам и инвестиции в новые проекты, у компании не остается свободных денег, финансовой подушки. А когда наступает кризис, нужны свободные деньги. Если активы заморожены в имуществе или клиентских долгах, то при форс-мажоре компания быстро уходит в минус и даже может обанкротиться. 

Пример. Ателье быстро развивается. Всю прибыль руководитель вкладывает в новые швейные машинки, запасы тканей и найм швей. На рынке появляется конкурент с таким же товаром и качеством, но ценой в два раза ниже и яркой рекламой. Продажи рухнули, выручки нет, резервов — тоже, а платить зарплату и аренду нужно. Ткани и б/у машинки быстро продать сложно, пришлось увольнять людей и закрываться. 

Если у мастерской был бы резервный фонд, этих денег хватило бы на 3–6 месяцев. За это время руководитель мог бы изменить ассортимент, ценовую политику, запустить рекламу или выйти на маркетплейс, чтобы повысить продажи и обогнать конкурента. 

Что делать? Создайте резервный фонд:

1. Определите операционные расходы за 3, а лучше 6 месяцев. Операционные расходы компании можно найти в отчете о прибылях и убытках. Это затраты, без которых компания не сможет существовать. Например, аренда цеха, зарплата сотрудников, коммунальные платежи. 

2. Откладывайте с каждой чистой прибыли 15–20–30% в резерв. Процент от прибыли может быть любым, главное, рассчитайте, чтобы каждый месяц хватало на оборотный капитал, дивиденды и другие фонды, если они есть. Если тяжело откладывать крупную сумму единоразово, разделите сумму на несколько частей и внесите их в платежный календарь. Так вам будет удобнее планировать расходы, и вы сможете откладывать безболезненно для бизнеса.

3. Положите резервные средства на вклад, а в случае форс-мажора используйте. Если хранить деньги в акциях или других инвестиционных инструментах, то они, конечно, принесут больше пользы. Но задача резерва — не приносить прибыль, а быть доступными в любой момент. Так что лучше всего использовать вклад с возможностью пополнения и снятия. А небольшой процент покроет инфляцию, то есть деньги за это время не обесценятся. 

Ошибка №3. Берете кредиты, но не знаете, как будете их возвращать

Чтобы развивать бизнес, нужны деньги. Где их взять, если собственного капитала не хватает? Обычно предприниматели обращаются в банки за кредитами или к инвесторам, и это дает толчок для развития. Это отличный выход при одном условии: в кассе будет достаточно денег, чтобы каждый месяц платить по обязательствам. 

Но даже если выручка больше, чем кредиторская задолженность, есть риск неплатежеспособности и кассового разрыва, к примеру, если нет четкого графика платежей, и деньги расходуются не по назначению. Причем мы говорим не только о кредитах, но и о других долгах: 

• оплате счетов поставщиков; 

• зарплатах сотрудникам; 

• дивидендах акционерам и проч. 

Пример. У ИП Иванова хорошая выручка: он продает и отвозит по 5 машин щебня клиентам ежедневно. Общий доход в день — 33 000 ₽. Ежедневные издержки — 20 000 ₽ за щебень на карьере и 3 000 ₽ на бензин.

Кроме ежедневных расходов, есть ежемесячные обязательства: 

• рассрочка на грузовик — 100 000 ₽; 

• аренда гаража — 20 000 ₽; 

• банковский кредит на развитие бизнеса — 25 000 ₽;

• налоги — 5 000 ₽. 

Если собрать все показатели в ОПиУ, все складывается неплохо: при работе 25 дней в месяц чистая прибыль — 100 000 ₽. Но на практике у ИП Иванова постоянно не хватает денег к моменту оплаты кредиторки, потому что платить за грузовик и аренду гаража нужно в начале месяца, когда основная выручка еще не получена. Из-за этого рассрочка и кредит кажутся ему неподъемными. Если он откладывал бы деньги с предыдущего месяца и планировал расходы заранее, то выручка покрывала бы всю кредиторку. 

Что делать? Контролируйте кредиторку и ведите платежный календарь:

1. Зафиксируйте все свои обязательства — сумму, дату, контрагента.

2. Разнесите долги по числам в календаре. Здесь же укажите планируемую выручку и рассчитайте остатки на счетах каждый день.

3. Расставьте обязательства в таком порядке, чтобы для погашения денег в кассе хватало. Если денег все же недостаточно, договоритесь с кредиторами о рассрочке или перенесите необязательные платежи.

Если вести платежный календарь в сервисе, он автоматически рассчитает остаток на счетах и предупредит о кассовом разрыве.

Ошибка №4. Личные финансы и деньги компании лежат в одном кошельке

Если закон не предписывает обязательного отдельного счета для компании, как при открытии юрлица, то можно потратить деньги бизнеса на личные нужды. Иногда и вовсе грани между личным и профессиональным нет — деньги приходят и уходят, откуда и куда — неважно. 

Чаще всего личные деньги и финансы компании смешивают ИП, самозанятые и единоличные собственники ООО. Последним, кстати, такую ошибку допускать совсем нельзя — налоговая может привлечь к ответственности. 

Если предприниматель берет деньги из кассы на свои нужды без отчетности, это вызывает: 

• кассовые разрывы;

• неверные управленческие решения;

• дефицит оборотных средств; 

• трудности при определении финансового результата бизнеса. 

Ошибка №5. Вы не знаете, сколько денег вам должны контрагенты

Когда вы выполнили услугу или отгрузили товар, в вашем отчете о прибылях и убытках (ОПиУ) вы уже видите эти деньги как заработанные. Но фактически касса пустует до тех пор, пока клиент не оплатит счет. 

Если клиенты долго не платят по своим обязательствам, деньги, которые по ОПиУ уже принадлежат компании, все это время лежат вне оборота. Это то же самое, как дать другу деньги взаймы без каких-либо процентов. Результат слишком большой и бесконтрольной дебиторской задолженности:

• вы теряете потенциальную прибыль, потому что деньги не вложены в оборот; 

• деньги обесцениваются; 

• некоторая дебиторка становится безнадежной, например, должник может оформить банкротство и не вернуть долг;

• можно уйти в кассовый разрыв — поступлений нет, а списания никто не отменял.

Пример. B2C-клиенты компании берут товары в рассрочку. Суммы небольшие, а контрагентов и, соответственно, долгов много. Бухгалтеры компании часто не успевают просматривать всю дебиторку и контролировать ее. Периодически всплывают старые долги, а при обращении к покупателю оказывается, что он давно прошел через банкротство. Приходится списывать эту дебиторку как безнадежную — деньги от банкрота компания не получит. 

Что делать? Контролируйте дебиторскую задолженность: 

• ведите учет всех задолженностей и напоминайте о долге контрагенту; 

• если должник не оплачивает счет, пишите досудебную претензию; 

• контрагент игнорирует претензию — обращайтесь в суд; 

• пересмотрите структуру оплаты с новыми клиентами, например, берите авансы или сразу полную сумму вместо рассрочки.